Comment en finir avec les réunions d’équipe qui exaspèrent ?

Un outil puissant dans la vie d'une entreprise est évidemment "les réunions d'équipe". Elles permettent de mettre en commun différentes compétences de manière efficace afin de faire avancer collectivement certains sujets transverses. C'est également un moment pour transmettre des informations importantes.

Pourtant, il arrive que certaines réunions soient vraiment interminables, stériles ou parfois exaspérantes. 

1. Fixer toujours un objectif de la réunion

 

Pour éviter de parler longtemps,(chaque participant donne son opinion), et qu'au final aucune décision ne soit prise, ni aucune action concrète engagée; il faut savoir se fixer des objectifs.

Un ou plusieurs objectifs précis, concrets et clairs. Et les transmettre, si possible, l'objet de la réunion à toute l'équipe en amont.

 

2. Réunion et non cours magistral !

 

Vous est-il arrivé de participer à une réunion comme des simples spectateurs ?

Les feedbacks lors d'une réunion sont des éléments très importants, car l'équipe n'a pas besoin d'un "One man show" qui prive l'entreprise de la richesse des contributions de tous sur des sujets importants.

Une réunion d'équipe n'est ni un exposé, ni encore moins un cours magistral ! Mais bien un temps de partage de travail collectif. Savoir animer une réunion d'équipe, c'est aussi et surtout, savoir favoriser la participation active des membres. N'oubliez pas, en bon manager, de prévoir des temps d'interaction et susciter de l'intéret.

 

3. Privilégier les outils collaboratifs

 

Les retards et les absences lors des réunions peuvent avoir des conséquences néfastes. Parfois, le sujet de la réunion concerne plusieurs services avec un impact plus ou moins important sur l'activité de l'entreprise. Mais il arrive que certains n'ont pas été conviés à la réunion, sont en retards ou tout simplement, ils sont indisponibles.

C'est au manager de savoir se fixer le bon timing et s'assurer que toutes les personnes concernées soient bien présentes. Sinon, il est aussi possible de partager des documents en ligne avec les nombreux outils collaboratifs qui existent aujourd'hui, pour faire avancer les sujets plutôt que de multiplier les réunions sans fin.

 

Comment rendre les réunions d'équipe plus attrayantes et plus motivantes ?

 

Une réunion efficace est une réunion bien préparée par l'animateur mais aussi par les participants. Il s'agit de définir clairement le thème de la réunion, c'est à dire "de quoi allons-nous parler". Mais également le Plan, l'ordre du jour, les points à aborder. Informer sur les aspects matériels et le rôle des intervenants.

C'est là qu'intervient la notion de management! Pourquoi le manager doit faire des réunions : animer, emmener son équipe, faire le point sur l'activité à mettre en place. 

A ce stade, le manager peut penser à l'organisation physique des réunions assis qui durent heure, ou aux réunions debout (30 minutes) pour plus d'agilité dans la prise des décisions concrètes.

Alors savoir transformer les réunions d'équipe qui motivent ses équipes est un challenge de tous les jours.

Même si les réunions sont bien souvent vécues comme des impératifs professionnels pour lesquels on est prêt à inventer toutes les bonnes raisons pour ne pas y participer, elles n'en restent pas moins des outils incontournables de communication, de motivation et de formation.

Une bonne réunion est une réunion qui commence et s'achève à l'heure! Elle favorise les échanges et développe la cohésion au sein de l'équipe. A noter également, le fait de ne plus être dans l'écriture d'un compte rendu de réunion, mais bien proposer un tableau des actions à mettre en place. 

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